Per Zufall bin ich auf das OpenSource-Produkt OpenDocMan gestossen, mit dem sich Dokumente (fast) aller Art online verwalten und pflegen lassen. Das unter GPL Version 2 lizenzierte Stück Software arbeitet mit PHP und MySQL. Es läuft also praktisch auf jedem Server, auf dem ein Apache (für Menschen von der dunklen Seite der Macht geht zur Not auch ein IIS), PHP5 und MySQL5 rennt. Es ist sehr einfach und vor allem schnell installiert, leicht zu bedienen und sogar ich habe recht schnell verstanden, wie die Verwaltung funktioniert.
Zunächst wünscht sich der Hersteller, dass ein Login auf seiner Website, welche witzigerweise mit WordPress gepflegt wird, erzeugt wird. Dieser ist rasch erstellt und kostet nichts. Danach ist der Download ab der Quellschmiede sofort möglich. Das ginge wohl auch ohne Login. Das tar.gz-File ist gerade mal 342 KB schwer, daraus lassen sich dann in der Version 1.2.5.7 216 Dateien entpacken, welche die gesamte Applikation darstellen (plus MySQL-DB). Ich kenne webbasierende Programme, die das 20-fache an Dateien ausliefern. Insofern meine ich, dass OpenDocMan schlank gehalten ist.
Zunächst sollte dann das obligate config.php File bearbeitet werden. Die notwendigen Einstellungen sind ziemlich selbsterklärend. Dort sind die Daten zum MySQL-Host, der Datenbank und der Userdaten zu hinterlegen, dann folgt ein grosses Array mit diversen Daten zu den einzelnen Funktionen. Wichtig daraus ist die base_url, site_mail, dataDir und revision_expiration und dazu file_expired_action. Die authorization habe ich auf Off gestellt, weil sonst beim jedem Dokument der Admin das Dokument zuerst genehmigen muss, damit es in die Ablage gelangt. Das Array allowedFileTypes beherbergt alle Dateitypen, die erlaubt sind.
Wenn alle Dateien auf dem Server liegen und die Datenbank erstellt wurde, muss nur noch Schreibrecht auf dem Ordner templates_c und dem Verzeichnis, in dem die Dokumente zu liegen kommen (dataDir), erteilt werden. Danach kann man die Applikation mit der URL
http(s)://DomainName.tld/opendocman-Verzeichnis/install
aufgerufen und den Anweisungen gefolgt werden. Die “Installation” ist dann sehr schnell erledigt und die Tabellen werden erzeugt.

Danach habe ich zunächst dem User admin ein Kennwort verpasst und dann einen neuen User erzeugt, mit dem ich OpenDocMan nutzen möchte. Das Arbeiten damit ist recht einfach und benötigt keine besonderen Kenntnisse. Dokumente können hochgestellt und dann bei Bedarf wieder ausgecheckt, bearbeitet und schliesslich wieder eingecheckt werden.

Eine Übersicht zeigt, was an den Dateien selbst allenfalls geändert wurde. Ausserdem lassen sich die Dateien in verschiedene Departments und diversen Kategorien ablegen; jene müssen aber vom Administrator erzeugt und gepflegt werden.


Lässt man die Standardeinstellungen ruhen, laufen die Dokumente nach 90 Tagen ab. Im der config.php unter file_expired_action kann man einstellen, was dann passieren soll:
- (1) Remove from file list until renewed
- (2) Show in file list but non-checkoutable
- (3) Send email to reviewer only
- (4) Do Nothing
Bisher habe ich (noch) nicht herausgefunden, wie und ob man Ausnahmen erzeugen kann, welche nach 90 Tagen nicht oder erst später ablaufen. Das kriege ich vielleicht aber noch raus, allenfalls muss man selbst Hand anlegen oder einen Request einschicken.
Die Startseite eines “normalen” Benutzers sieht nicht besonder modern oder “WebZweiNullig” aus, mindestens im Default-Theme nicht, aber die Funktionen sind meines Erachtens schon mal ganz gut. Damit lässt sich schon eine ganze Reihe von Bedürfnissen abdecken.

Zu diesem Punkt ist wichtig zu wissen, dass OpenDocMan die ISO-Norm 17025 erfüllt und nach der “OIE standard for document management” wirkt. Der erste Eindruck ist nicht schlecht und auch nach ein paar Aktionen halte ich die Software noch immer für geeignet, um kleinere Dokumentensammlungen gemeinsam im Internet zu verwalten. Gibt es freie Software für die Dokumentenverwaltung, die Ihr benutzt? Bitte her damit!



Im Vorfeld habe ich auf meinem kleine 




















